Asignación automática de especialista
Cuando un servicio está vinculado a múltiples calendarios, puedes activar la asignación automática para que los clientes omitan el paso de selección de especialista. El sistema elige automáticamente al mejor especialista disponible en el momento de la reserva.
Esta función requiere un servicio vinculado a 2 o más calendarios. Como el plan Free incluye solo 1 calendario, la asignación automática está disponible a partir del plan Pro.
Cómo funciona
Sin asignación automática, los clientes que reservan un servicio con múltiples calendarios ven:
- Seleccionar un servicio
- Elegir un especialista (o “Cualquier disponible”)
- Seleccionar fecha y hora
- Ingresar datos
- Confirmar
Con la asignación automática activada, el paso de especialista se elimina:
- Seleccionar un servicio
- Seleccionar fecha y hora (disponibilidad combinada de todos los calendarios)
- Ingresar datos
- Confirmar
El sistema gestiona la asignación del especialista de forma automática.
Lo que ven los clientes
Cuando la asignación automática está activada para un servicio:
- El paso de selección de especialista se omite por completo
- El selector de fechas muestra la disponibilidad combinada de todos los calendarios vinculados
- Si el Calendario A está ocupado a las 10:00 pero el Calendario B está libre, las 10:00 siguen apareciendo como disponibles
- Al confirmar, el sistema asigna al especialista que tenga ese horario libre
La asignación automática usa balanceo de carga. Cuando varios especialistas están libres al mismo tiempo, el sistema elige al que tenga menos sesiones ese día.
Activar la asignación automática
- Ve a Servicios
- Edita el servicio (o crea uno nuevo)
- Vincula el servicio a 2 o más calendarios
- Aparece la sección Asignación automática de especialista
- Activa Habilitar asignación automática
- Guarda
El interruptor de asignación automática solo aparece cuando un servicio está vinculado a 2 o más calendarios. Si solo ves un calendario vinculado, agrega otro primero.
Cuándo usar la asignación automática
Buen candidato
- Especialistas intercambiables - Los clientes no tienen preferencia por quién los atiende (p. ej., una consulta general)
- Maximizar disponibilidad - Quieres que los clientes vean la mayor cantidad de horarios posibles
- Reducir fricción en la reserva - Menos pasos significa una reserva más rápida
No es buen candidato
- Los clientes prefieren un especialista específico - Clientes que regresan y quieren continuidad
- Los especialistas tienen diferentes especialidades - Los clientes necesitan elegir según la especialización
- Diferentes ubicaciones - Los clientes necesitan elegir según dónde quieren ir
Ejemplos
Ejemplo 1: Centro de bienestar
Un centro de bienestar tiene 3 masajistas, cada uno con su propio calendario:
| Calendario | Especialista |
|---|---|
| Sala A | María |
| Sala B | Carlos |
| Sala C | Laura |
El servicio “Masaje de 60 minutos” está vinculado a los 3 calendarios con asignación automática activada.
Resultado: Los clientes eligen un horario y el sistema asigna al terapeuta que esté libre. El calendario muestra la máxima disponibilidad entre los tres.
Ejemplo 2: Consultora
Una consultora tiene 2 consultores disponibles para llamadas iniciales:
| Calendario | Especialista |
|---|---|
| Calendario de Sara | Sara |
| Calendario de David | David |
El servicio “Llamada exploratoria” tiene asignación automática activada, pero “Estrategia en profundidad” no (los clientes eligen a su consultor).
Resultado: Las llamadas exploratorias se asignan automáticamente para mayor flexibilidad. Las sesiones de estrategia permiten a los clientes elegir con quién trabajan.
Cómo funciona la asignación
Cuando un cliente confirma una reserva con asignación automática:
- El sistema verifica qué calendarios tienen el horario seleccionado libre
- Si solo un calendario está disponible, recibe la reserva
- Si varios calendarios están disponibles, elige el que tenga menos sesiones ese día (balanceo de carga)
- Si varios calendarios están empatados (mismo número de sesiones), el sistema elige aleatoriamente entre ellos para una distribución justa
- Si el horario elegido deja de estar disponible (condición de carrera), el sistema reintenta hasta 3 veces
- La sesión se crea en el calendario asignado
En casos excepcionales donde todos los calendarios se llenan entre la selección del horario y la confirmación (p. ej., reservas simultáneas), el cliente verá un error y podrá elegir otro horario.
”Cualquier disponible” vs Asignación automática
Son dos funciones diferentes que asignan un especialista automáticamente:
| Cualquier disponible | Asignación automática (modo pool) | |
|---|---|---|
| El cliente ve | Lista de especialistas con un botón “Cualquier disponible” | No ve el paso de especialista |
| Cuándo se activa | El cliente hace clic en “Cualquier disponible” en vez de elegir | Siempre (configuración del servicio) |
| Disponibilidad mostrada | Solo la del calendario asignado | Combinada de todos los calendarios |
| Lógica de asignación | Elige al especialista con el horario disponible más cercano | Elige después de que el cliente selecciona un horario |
Cómo “Cualquier disponible” elige un especialista
Cuando un cliente hace clic en “Cualquier disponible”, el sistema:
- Revisa todos los calendarios vinculados al servicio
- Encuentra cuál tiene el horario disponible más cercano (buscando hasta 30 días adelante)
- Si varios calendarios tienen disponibilidad en el mismo día, elige el que tenga menos sesiones ese día
- Si aún hay empate, elige aleatoriamente entre ellos
- El cliente entonces ve la disponibilidad de ese especialista para seleccionar fecha y hora
La diferencia clave: “Cualquier disponible” asigna al especialista antes de que el cliente elija una fecha, y luego muestra solo el calendario de ese especialista. La asignación automática muestra la disponibilidad combinada de todos los especialistas y asigna después de que el cliente elige un horario.
Combinar con selección manual
Puedes mezclar servicios con asignación automática y selección manual para el mismo profesional:
| Servicio | Asignación automática | Por qué |
|---|---|---|
| Revisión rápida | Activada | Cualquier especialista funciona |
| Sesión de coaching | Desactivada | Los clientes eligen a su coach |
| Taller grupal | Desactivada | Solo en el calendario grupal |
Solución de problemas
El interruptor de asignación automática no aparece
- El servicio debe estar vinculado a 2 o más calendarios
- Revisa la sección de Calendarios en el formulario del servicio
El cliente ve la selección de especialista a pesar de la asignación automática
- Verifica que la asignación automática esté activada en el servicio correcto
- Asegúrate de que el servicio esté vinculado a múltiples calendarios
- Comprueba que los calendarios vinculados sean públicos
No se muestran horarios disponibles
- Verifica que al menos un calendario vinculado tenga horarios laborales configurados
- Comprueba que los eventos del calendario o las sesiones no estén bloqueando todos los horarios
- Asegúrate de que el período de aviso de reserva no haya expirado todos los horarios próximos