Seguimientos del cliente
Muchas visitas terminan con un “siguiente paso” que nadie apunta: volver en seis semanas a revisión, llamar en tres días para ver cómo ha respondido el hombro, reservar el retoque de color antes de la boda. Los seguimientos recogen ese paso en la ficha del cliente y te avisan cuando toca actuar. Disponibles en Pro y Max.
Dos tipos de seguimiento
- Volver a citar: el cliente debería reservar otra cita antes de la fecha que fijes. Se cierra solo en cuanto reserva, por el canal que sea (tu calendario, la página de reservas, WhatsApp o el asistente). Con la casilla Avisar al cliente cuando llegue la fecha (activada por defecto), Timeblu le escribe ese día si aún no ha reservado; si pasa una semana sin cita, se marca como que requiere atención para que lo contactes tú.
- Contactar: un recordatorio para llamar o escribir al cliente en esa fecha, por ejemplo para preguntarle cómo va tras un tratamiento. No se cierra automáticamente; lo marcas como hecho cuando hayáis hablado.
Un cliente puede tener varios seguimientos pendientes a la vez, por ejemplo un contacto en tres días y una nueva cita en seis semanas.
Programar un seguimiento
El momento natural es el checkout: al marcar una sesión como completada, abre Programar un seguimiento en el diálogo, elige el tipo, escoge 1, 2, 3 o 4 semanas, 1, 2, 3 o 6 meses o una fecha concreta, y añade una nota interna si quieres. El seguimiento se guarda junto con el checkout.
También puedes programarlo al Guardar y completar desde la hoja de visita, desde el menú de una cita en la pestaña Historial de la ficha, desde la ventana de la cita en el calendario, desde la tarjeta Seguimientos de la pestaña General, o pidiéndoselo al asistente en Max: “programa volver a citar a Ana en seis semanas”. Cuando lo programas desde una cita (checkout, hoja de visita, ventana de la cita o menú del Historial), el seguimiento queda vinculado a ella y la vista de Seguimientos muestra el profesional que la atendió.
Si un servicio pide siempre el mismo intervalo (“fisio, cada 2 semanas”), configura un Seguimiento tras la visita en el servicio (Servicios > editar el servicio > Visita): el checkout y la hoja de visita abren entonces el bloque ya relleno con él, y solo lo cierras si este cliente no lo necesita.
La nota es solo para tu equipo. El cliente nunca la ve, tampoco en el aviso.
El aviso al cliente
Cuando un “Volver a citar” con la casilla activada llega a su fecha y el cliente sigue sin reservar, Timeblu le envía un aviso a media mañana (entre las 10:00 y las 21:00 de tu zona horaria), una sola vez:
- Email, siempre que el cliente tenga uno: con tu marca, el servicio de la visita de origen y un botón a tu página de reservas (o tu teléfono si no tienes la reserva online activa).
- SMS o WhatsApp, además del email, si en Ajustes → Notificaciones tienes los recordatorios por teléfono activos y enciendes Avisos de seguimiento también por SMS o WhatsApp. Va por el mismo canal que tus recordatorios y consume un crédito del mismo saldo. Por WhatsApp el cliente puede responder al mensaje para reservar.
No se avisa a clientes bloqueados, a quienes han rechazado tus comunicaciones ni a quienes no tienen email ni teléfono; en ese caso el seguimiento pasa a requerir atención ese mismo día y te dice el motivo. Una vez enviado, el seguimiento queda En curso hasta que el cliente reserve; si pasa una semana sin cita, vuelve a requerir atención. Lo ves en la tarjeta del cliente y en la vista de Seguimientos: “Se avisará al cliente el…”, “Cliente avisado el… por email” o “No se pudo avisar al cliente: …”.
Dónde se ven los seguimientos
- Ficha del cliente: la tarjeta Seguimientos lista los pendientes, el más próximo primero, con su estado y tu nota. El último que cerraste queda debajo como contexto.
- Calendario: la ventana de la cita muestra el seguimiento pendiente más próximo bajo los avisos del cliente, con un
+Nsi hay más. - Seguimientos: una sección propia en el menú lateral, justo debajo de Clientes. El número en rojo sobre la entrada son los que requieren atención ahora. Ábrela para verlos todos en dos bloques: Requieren atención y En curso y programados.
- Briefing matutino: si recibes el correo diario, se abre con los seguimientos que requieren atención ese día.
Qué significa “requiere atención”
Un seguimiento requiere atención cuando su fecha ha llegado y sigue abierto: un contacto por hacer, una nueva cita que el cliente aún no ha reservado, un aviso que no pudo enviarse. Ese es el número de la insignia del menú y del briefing. Un “Volver a citar” cuyo aviso ya salió está En curso durante una semana; los seguimientos cuya fecha aún no ha llegado están simplemente Programados.
Cerrar un seguimiento
Desde la tarjeta, la ventana de la cita o la vista de Seguimientos: Marcar hecho cuando esté resuelto, Descartar si ya no aplica, o Editar para cambiar el tipo, la fecha o la nota. Desde la vista de Seguimientos también puedes Reservar cita directamente, con el cliente preseleccionado, lo que cierra por sí solo un “volver a citar”.
Los miembros del equipo con acceso de Edición a un calendario pueden programar y gestionar seguimientos desde la ventana de la cita; el acceso de Ver solo los lee.