Reservas por WhatsApp
💎Max Las reservas por WhatsApp están disponibles en el plan Max.
Ya no se dan de alta números de reservas nuevos. Esta guía es para los negocios que ya tienen un número de reservas por WhatsApp; si no ves Ajustes → WhatsApp, tu cuenta no es uno de ellos. Los recordatorios por WhatsApp siguen disponibles para todas las cuentas Max, enviados desde el número de Timeblu: consulta Recordatorios por WhatsApp.
Tus clientes escriben a tu número de WhatsApp de reservas y completan toda la cita - eligiendo servicio, especialista y hora - dentro de un formulario nativo de WhatsApp. Cambiar o cancelar una cita funciona igual. Sin apps que instalar ni llamadas que atender.
1. Solicita tu número de reservas
Las reservas por WhatsApp funcionan con un número dedicado que configuramos por ti: sin tarjeta SIM, sin cuenta de Facebook y sin nada que configurar por tu parte. Tu WhatsApp actual se queda exactamente como está.
- Ve a Ajustes → WhatsApp y pulsa Conseguir mi número.
- Alquilamos y configuramos el número por ti (tiene prefijo de EE. UU., +1, o del Reino Unido, +44, según disponibilidad) y recibirás un email en cuanto esté activo, normalmente en 48-72 horas.
- En WhatsApp, tus clientes ven el perfil del número como «Timeblu» junto al nombre de tu negocio.
Timeblu proporciona y gestiona el número de principio a fin, dedicado en exclusiva a las reservas. No tienes que verificar, instalar ni renovar nada.
Durante la prueba gratuita todavía no se puede solicitar el número: lo damos de alta cuando empieza tu suscripción. En Ajustes → WhatsApp verás la fecha exacta.
Añade la foto de tu negocio
Ponle cara a tu número: en Ajustes → WhatsApp, usa Añade la foto de tu negocio para subir una imagen - se convierte en la foto de perfil de WhatsApp del número, visible junto a tus recordatorios y chats de reserva. La recortamos al formato cuadrado que usa WhatsApp, y puedes subirla justo después de solicitar el número: se activa junto con él. Si la cambias más adelante, se aplica automáticamente (las aplicaciones de WhatsApp pueden seguir mostrando la foto anterior durante un tiempo en los móviles de tus clientes).
2. Compártelo con tus clientes
En Ajustes → WhatsApp encontrarás el enlace de chat y un código QR: ponlos en tu web, en la bio de Instagram, en tu perfil de Google o en el mostrador. Cualquiera que escriba al número puede reservar al momento.
Si algo necesitara atención, esa misma página muestra el estado del número, y Actualizar estado lo vuelve a comprobar al instante.
3. Lo que ven tus clientes
Cualquier mensaje al número recibe un menú con tres botones - Reservar, Cambiar cita, Cancelar - y cada uno abre un formulario guiado en el propio chat:
- Reservar: eligen servicio, especialista (si tienes varios) y uno de los próximos huecos, o cualquier fecha desde un calendario. Los clientes nuevos indican su nombre y email una sola vez; los que repiten van directos a la confirmación.
- Varios servicios en una visita: tras elegir un servicio, el cliente puede añadir hasta dos más (“Añadir otro servicio”) y elegir día y secuencia: los servicios se reservan seguidos como una única reserva, con una sola confirmación y un único depósito combinado si algún servicio lo requiere. Para gestionar esa reserva (cambiar o cancelar sus citas), el asistente envía un enlace por el chat.
- Los menús grandes siguen siendo fáciles: con Agrupar servicios por categoría activado (Configuración de reservas → Ajustes), el cliente elige primero una categoría y ve solo esos servicios; las listas muy largas se convierten automáticamente en un selector con buscador.
- Los formularios de admisión también funcionan aquí: tus formularios activos (hasta 10 preguntas cada uno) aparecen como páginas de preguntas en el propio chat antes de la confirmación, igual que en la reserva web - las respuestas obligatorias se exigen, y un formulario que el cliente ya rellenó no se vuelve a pedir. Los formularios más largos quedan solo en la web.
- Cambiar / Cancelar: los clientes solo ven sus propias citas, identificadas por su número de WhatsApp verificado. Tus políticas de cancelación y cambio se aplican igual que en la reserva online.
- Cada acción completada recibe un mensaje de confirmación en el chat, además de los emails habituales.
El asistente habla el idioma de tu negocio (el de Ajustes → General).
4. Solo reservas: las personas, en tus canales
El número de reservas hace un único trabajo. Si un cliente pide hablar con una persona, el asistente responde con tus propios datos de contacto y le dirige allí. Usa el número de WhatsApp de Configuración de reservas → Marca (como enlace directo) o tu teléfono de Ajustes → General.
Configura tu WhatsApp público en Configuración de reservas → Marca para que los clientes que necesiten una persona lleguen a tu propio WhatsApp con un toque.
5. Depósitos y recordatorios de pago
Si un servicio requiere depósito, el asistente envía un enlace de pago seguro en el chat y la cita se confirma en cuanto se paga. Las reservas sin pagar reciben un recordatorio con un enlace nuevo un par de horas después.
Las conversaciones con tus clientes son gratuitas. Solo los recordatorios de pago fuera de la ventana de 24 horas usan una plantilla de pago de WhatsApp: tu plan incluye un cupo mensual y puedes ver el uso en Ajustes → WhatsApp.
6. Recordatorios de cita por WhatsApp
Con tu número conectado, puedes enviar el recordatorio de cita de 24 horas por WhatsApp en lugar de SMS. En Ajustes → Notificaciones, elige WhatsApp como canal del recordatorio al móvil. Como el recordatorio llega desde tu número de reservas, tus clientes pueden responderle directamente para reprogramar o cancelar.
Si un recordatorio no se puede entregar por WhatsApp (por ejemplo, el número del cliente no tiene WhatsApp), se envía automáticamente por SMS; puedes desactivar este respaldo con el interruptor que aparece bajo el selector de canal. Los recordatorios por WhatsApp y SMS comparten los créditos de tu plan.
7. Desactivar las reservas por WhatsApp
Puedes dejar tu página de reservas abierta y cerrar solo las reservas por WhatsApp: útil cuando el chat te trae más citas de las que puedes atender, o mientras estás fuera.
En Configuración de reservas → Habilitar reservas online, desactiva Reservas por WhatsApp (el mismo interruptor está en Ajustes → WhatsApp). A partir de ese momento:
- Quien escriba al número recibe un mensaje que le dice que ese chat no lo lee nadie y cómo contactar contigo, en lugar de los botones Reservar / Reprogramar / Cancelar. Se responde a todo: botones, saludos, preguntas y notas de voz.
- Tu página de reservas, tus enlaces y tu mini-sitio siguen funcionando igual que antes.
- Los recordatorios de cita, los de pago y todo lo demás del número siguen funcionando: solo se detiene el autoservicio en el chat.
- Las citas ya reservadas conservan sus enlaces de cancelar y reprogramar, así que no dejas a nadie tirado.
- El cartel QR de WhatsApp deja de estar disponible mientras el canal está apagado (el QR web no se ve afectado).
El mensaje usa tu WhatsApp público (Configuración de reservas → Marca) y, si no lo tienes, el teléfono de Ajustes → Perfil. Si no has puesto ninguno de los dos, ofrece tu página de reservas como último recurso. Revisa que al menos uno esté puesto antes de cerrar el canal: un teléfono resuelve mucho más que un enlace.
Apagar el interruptor principal Habilitar reservas online cierra los dos canales a la vez. Tu elección de WhatsApp se recuerda para cuando vuelvas a activar las reservas.