Crear sesiones

Las sesiones son citas con tus clientes. Son el núcleo de la funcionalidad de programación de Timeblu.

¿Qué es una sesión?

Una sesión es una cita que incluye:

• Cliente - Con quién te reúnes
• Servicio - El tipo de sesión (p. ej., “Sesión de coaching”)
• Fecha y hora - Cuándo tiene lugar
• Duración - Cuánto dura
• Calendario - A qué calendario pertenece
• Estado - Pendiente, confirmada, cancelada, etc.
• Notas - Notas para el cliente y notas privadas

Crear una sesión

Otras formas de crear sesiones

Desde el perfil del cliente

1. Ve a Clientes y selecciona un cliente
2. Haz clic en Agendar sesión
3. El cliente ya está preseleccionado; completa los datos restantes
4. Guarda la sesión

Desde acciones rápidas

1. Haz clic en el botón + en la cabecera del calendario
2. Selecciona Nueva sesión
3. Completa todos los campos incluyendo fecha/hora
4. Guarda la sesión

Varios servicios en una misma llamada

Cuando un cliente reserva más de un servicio a la vez (cejas y uñas en la misma visita, o la manicura el jueves y la pedicura el martes siguiente), no hace falta crear cada sesión por separado:

1. Empieza una sesión como siempre: cliente, calendario, servicio, fecha y hora. En cuanto está completa aparece en la lista fija de encima de los botones, tal como se va a reservar
2. Pulsa Añadir otra sesión (en esa lista, a la derecha de la fecha): la sesión se queda ahí, el formulario se vacía para la siguiente (manteniendo la fecha y el especialista, cámbialos si hace falta) y la nueva aparece al final de la lista como línea pendiente hasta que la completes. Si a la sesión le falta algo, te lo indica y no pasa nada
3. Rellena la segunda sesión igual: especialista, servicio, fecha y hora (si el servicio solo lo ofrece un especialista, se selecciona solo). En el selector de fecha, los días cerrados salen deshabilitados y los días en que la agenda de ese especialista ya está completa salen tachados: puedes elegirlos igualmente (tú decides si solapas). En los horarios disponibles de ese especialista ese día, las horas que ya ocupa otra sesión de la lista (el mismo especialista, o el cliente en otro sitio a esa hora) salen tachadas, y vuelven a estar libres si mueves esa otra sesión. En cuanto esté completa se suma a la lista
4. Para cambiar una sesión de la lista, haz clic en ella: se carga en el formulario (queda marcada como Editando). La x de cada línea la quita. Si tenías otra a medias en el formulario, te pregunta antes de descartarla
5. Un solape con otra cita, o entre dos sesiones de la misma reserva (dos servicios a la vez), es un aviso que puedes aceptar marcando Entendido
6. Marca Enviar un email de confirmación al cliente si lo quiere por escrito (si el cliente no tiene email, la casilla sale desactivada; si alguna cita ya ha pasado, no se ofrece: el email habla de la próxima cita) y pulsa Crear reserva: se crean las sesiones de la lista (si tenías una a medias, te pregunta si la descartas). Una cita con hora ya pasada se puede crear igualmente (queda como registro): el formulario te lo avisa

Las citas aparecen en el calendario como sesiones independientes con un icono de enlace, y el detalle de cada sesión muestra las demás de la misma reserva. En Reservas de varios servicios tienes cómo se comportan después.

Duplicar una sesión existente

1. Haz clic en una sesión existente
2. Selecciona Duplicar
3. Modifica la fecha/hora según sea necesario
4. Guarda la nueva sesión

Campos de la sesión explicados

Selección de cliente

Empieza a escribir para buscar clientes por nombre o correo electrónico. Si el cliente no existe, puedes crearlo directamente desde el formulario de sesión.

Selección de servicio

Los servicios definen el tipo y duración de la sesión. Si aún no has creado servicios, consulta Crear servicios.

Modificar duración

Por defecto, la duración proviene del servicio. Puedes modificarla para sesiones individuales sin afectar el valor predeterminado del servicio.

Notas vs Notas de sesión

Estado de la sesión

Recordatorios de sesión

Cuando creas una sesión para un cliente con dirección de correo electrónico, Timeblu puede enviar recordatorios automáticamente:

• 24 horas antes - Recordatorio por correo electrónico (todos los planes)
• 2 horas antes - Recordatorio por correo electrónico (Pro+)
• SMS - Recordatorio por mensaje de texto (solo Max)

Configura los recordatorios en Ajustes > Notificaciones.

Crear sesiones con depósito

💎Max Los depósitos están disponibles en los planes Max.

Si tu servicio tiene un depósito configurado:

1. Crea la sesión de forma normal
2. El requisito de depósito se anota en la sesión
3. Haz seguimiento del estado del pago del depósito en los detalles de la sesión

Más información sobre depósitos y precios.

Creación masiva de sesiones

Para sesiones recurrentes, usa la función de Eventos recurrentes en lugar de crear múltiples sesiones individuales.

Cancelar y restaurar sesiones

Cancelar una sesión

Para cancelar una sesión:

1. Haz clic en la sesión en tu calendario
2. Selecciona Cancelar
3. Opcionalmente añade un motivo de cancelación
4. Confirma la cancelación

La sesión permanece visible en tu calendario con un estado “Cancelada”, para que mantengas un registro de ella.

Restaurar una sesión cancelada

Si necesitas restablecer una sesión cancelada:

1. Haz clic en la sesión cancelada
2. Selecciona Restaurar
3. La sesión vuelve a su estado anterior

Reembolsos de depósito por cancelación

💎Max Si la sesión cancelada tenía un depósito pagado, se te pedirá que gestiones el reembolso:

• Reembolsar - Devolver un porcentaje del depósito al cliente (configurable en tus ajustes)
• Omitir reembolso - Conservar el depósito completo

El porcentaje de reembolso se puede configurar en los ajustes de depósito. El reembolso se procesa automáticamente a través de Stripe Connect.

Mejores prácticas

Antes de la sesión

• Añade enlaces de reunión en las notas del cliente
• Incluye instrucciones de preparación
• Establece precios especiales en las notas privadas

Después de la sesión

• Actualiza el estado a “Completada”
• Añade notas de sesión para tus registros
• Programa un seguimiento si es necesario

Evitar citas dobles

• Crea siempre las sesiones dentro de tu horario laboral
• Usa diferentes calendarios para diferentes contextos
• Bloquea tiempo personal con Eventos

Relacionado

• Crear eventos
• Eventos recurrentes
• Arrastrar y soltar para reprogramar
• Perfiles de clientes